Идея: перераспределить нагрузку и заканчивать работу в четверг

calendar
Знакомо до боли: рабочая неделя тянется медленно, но большинство задач с горящим дедлайном обрушивается на вас в пятницу и захватывают субботу и воскресенье. В итоге выходные пролетают так быстро, что не успеваешь понять, что вообще произошло. А что если планировать своё время так, что все важные задачи вы будете закрывать до четверга?

Даже если технически пятница останется рабочим днём, гораздо приятнее будет считать этот день бонусным: вместо неотложных дел вы сможете спокойно спланировать следующую неделю или поработать над интересным проектом, который все время откладывали из-за текучки.

Чтобы заканчивать работу до пятницы,
пересмотрите свой подход к ней с понедельника по четверг.

Это только кажется невозможным: если эффективно использовать время, все вполне выполнимо. Кстати, некоторые компании («компании мечты») уже начали внедрять четырёхдневную рабочую неделю для своих сотрудников. Вот несколько способов последовать их примеру:

1. Планируйте неделю с учетом свободной пятницы

Ваша цель — сделать пятницу свободным днём, когда все задачи закрыты, а вы сами выбираете, чему посвятить рабочее время. Это значит, что важные совещания, звонки и встречи на этот день лучше не планировать. Рассматривайте пятницу как большой временной интервал, во время которого вас не будут отвлекать, и которым вы можете распоряжаться как считаете нужным.

Дастин Московиц, сооснователь и CEO компании Asana (прим.: Asana — сервис для управления проектами), считает такую систему очень эффективной, и для своей команды днём без встреч он назначил среду. «За очень редким исключением один день в неделю остается пустым в календаре и у разработчиков, и у менеджеров, — говорит он в интервью журналу Inc. — Так у вас появляется большой кусок времени для работы над проектом».

Такое осознанное планирование применимо ко всей рабочей неделе. Чтобы обеспечить себе свободную пятницу, следите за своим расписанием в другие дни.

Да, иногда мы не можем полностью контролировать свой календарь, но это не главное. Главное — проверять расписание, чтобы понимать, как спланировать неделю. Если календарь забит так плотно, что не остаётся времени на реальную работу, подумайте, какие встречи можно передвинуть, а от каких отказаться.

2. Фокусируйтесь на приоритетах

Вы начинаете рабочую неделю с лучшими намерениями и списком дел, которые планируете сделать. Но к пятнице осознаете, что вычеркнули из списка от силы пару пунктов, потому что всю неделю возникали непредвиденные задачи.

Стивен Кови, всемирный эксперт в области менеджмента, говорит: «Многие из нас тратят слишком много времени на срочные задачи, и недостаточно — на важные».

Если вы хотите закрывать все задачи до пятницы, учитесь правильно расставлять приоритеты. К примеру, используйте разработанную Кови матрицу управления временем или метод Эйзенхауэра, чтобы фокусироваться на важных проектах, а не на горящих дедлайнах.

Ожидания от рабочей недели и реальность, настигающая вас в пятницу, могут разительно отличаться. Постоянно возвращайтесь к приоритетам, старайтесь не тратить свою энергию на ненужные вещи.

3. Научитесь справляться с отвлекающими факторами

Чтобы использовать каждую минуту рабочего дня, минимизируйте отвлекающие факторы. Если на рабочем месте вы не можете сосредоточиться из-за постоянных разговоров и звонков, попробуйте уйти в более тихое место или хотя бы наденьте наушники. Иначе вы так и не сможете настроиться на нужный лад и сфокусироваться на выполняемой задаче.

Ещё один отвлекающий от работы фактор — почта. Закройте вкладку браузера с почтовым клиентом и не поддавайтесь соблазну проверить входящие. Можете даже воспользоваться лайфхаком от президента компании Tommy John Тома Паттерсона: настройте автоответ, который предупредит коллег о том, что вы прочитаете почту в определённое время.

4. Начните «срезать дистанцию»

Не бойтесь, никто не просит вас делать некачественную работу, лишь бы сэкономить время. Успешные люди работают на качественный результат, но находят способы сэкономить время в процессе работы. Почему бы не поучиться на их примере?

Проведите аудит рабочего распорядка на предмет задач, которые отнимают у вас много ненужного времени. Это может быть типовой документ, который каждый раз составляете с нуля — создайте шаблон, и перед началом работы у вас уже будет готов скелет. Это может быть стандартное письмо или простая задача, которую вы делаете изо дня в день. Будьте изобретательны, находите способы автоматизировать процессы. Каждая минута имеет значение: если вы таким образом сэкономите по 15 минут каждый день, к пятнице вы накопите целый час.

Четырёхдневная рабочая неделя — это вовсе не способ работать медленнее или успевать меньше. Практика показывает, что такой график повышает продуктивность, заинтересованность в работе и делает людей счастливее.

Исследования также доказывают, что переработки и удлинённый рабочий день не обеспечивают большее количество закрытых задач. В какой-то момент мы просто выключаемся, а наша продуктивность резко падает. [1]

Даже если ваша компания пока не взяла курс на сокращённую рабочую неделю, всё равно попробуйте сделать большую часть работы с понедельника по четверг. Приятной пятницы!

 

 

Автор: Кэт Бугаард

Источник: The Daily Muse

Перевела и адаптировала Ольга Городецкая

Ссылки в статье:

[1] — The Research Is Clear: Long Hours Backfire for People and for Companies

Не пропустите свежие статьи о e-commerce

Подпишитесь на рассылку и получайте подборку свежих статей раз в неделю. Без рекламы и спама.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *