Имитация бурной деятельности: как перестать тратить время на чепуху

7643834346_06c6de5af0_k
Мы все настолько заняты, что у нас нет времени делать то, что нам нравится. Но не всегда то, чем мы заняты, так уж важно.

«Загрузить себя — не проблема, проблема в том, что мы грузим себя не тем, — говорит Энджи Морган, автор книги Spark: How to Lead Yourself and Others to Greater Success. — Вы можете провести 8 часов, отвечая на входящие письма, но это не принесёт пользы ни вам, ни вашей компании. Когда люди говорят «я так занят», это на самом деле значит «я не умею планировать» или «я не знаю как расставлять приоритеты и делегировать».

Люди воспринимают свою вечную занятость как повод для гордости, но на самом деле она может навредить и вашей карьере, и вашей компании.

Рене Каллинан, сооснователь агентства Stop Meeting Like This, которое специализируется на изменении вредных рабочих привычек в компаниях: «Загруженность мелкими задачами вдвойне вредна: она отнимает время у важных проектов и высасывает энергию. В перспективе она способствует развитию корпоративной культуры, где вместо результата ценится бурная деятельность, и вместо эффективности — степень загруженности».

Как определять неважные задачи

Чтобы не тратить рабочие дни на неважные задачи, нужно научиться их распознавать. Морган предлагает внимательнее посмотреть вашу должностную инструкцию и приоритеты вашей организации. «Задачи, которые связаны с этими двумя вещами, должны приносить ценные результаты», — говорит она.

Каллинан утверждает, что неважные задачи обычно можно распознать по одному их трех сценариев:

  1. Вы не знаете, почему вы делаете то, что вы делаете.
  2. Затраченные усилия не стоят результатов: например, вы уже десятый раз редактируете презентацию для внутреннего использования.
  3. Команда топчется на месте, погрязнув в длинных переписках, скучных статус-апдейтах и пропущенных сроках.

«Мы погружаемся в мелкие задачи, потому что они проще, — объясняет Морган. — Важные задачи обычно требуют больших умственных усилий. Выполнять их сложнее, но поработав над ними пару часов, вы будете чувствовать себя прекрасно».

Как избежать загрузки неважными задачами

«Всегда связывайте вашу работу и задачи с приоритетами бизнеса, — говорит Лори Шервин, основательница компании по карьерному консалтингу Strategize That. — Когда появляется новая задача, спрашивайте себя, как она поможет вам достигнуть долгосрочных целей. Если никак — это, скорее всего, неважная задача, от которой вы можете отказаться».

Важно: прежде чем отказываться, разберитесь! Вместо того, чтобы идти к начальнику и говорить «Я не хочу тратить время на этот бред!», спросите, почему эта задача так важна.

Если вы не видите важности в задаче, это не значит, что её нет.

Каллинан предлагает поговорить с начальством о том, как ваши главные задачи и результаты, которых от вас ждут, соотносятся с тем, как вы тратите свое время. «Спросите, как вы можете оптимизировать свой рабочий процесс», — говорит она.

И если проблема связана с ежедневными трудовыми привычками, постарайтесь разгрузить себя: ходите только на встречи, где ваша роль вам ясна, формулируйте письма так, чтобы они содержали чёткие указания или развивали диалог, отпишитесь от рассылок, которые не нужны вам по работе.

Как работать с незначительными задачами

К сожалению, некоторые мелкие задачи нужно делать. «Заведите лист ожидания, — предлагает Шервин. — Скорее всего, в течение рабочего дня возникают ситуации, когда вам приходится ждать: встречи затягиваются, звонки начинаются позже, люди тянут время. Сколько времени вы теряете? Скорее всего, несколько часов в неделю».

Приготовьте список мелких, но важных задач, которые вы можете сделать за 5-10 минут: прочитать статью, ответить на письмо, спланировать день. «Так вы сможете сделать эти маленькие задачки в течение дня, вместо того, чтобы копить их и задерживаться на работе», — предлагает Шервин.

Если вы хотите сократить количество мелких задач, учтите все тонкости. «Мелкая ненужная задача по мнению одного человека для другого может быть определением совершенства или сотрудничества, — предупреждает Каллинан. — Если вы думаете, что ваши действия могут быть неверно истолкованы, объясните, почему вы так это делаете или проконсультируйтесь с кем-то, кто умеет грамотно распоряжаться своим временем».

 

Автор: Stephanie Vozza

Источник: fastcompany.com 

Перевела и адаптировала Ольга Городецкая

Не пропустите свежие статьи о e-commerce

Подпишитесь на рассылку и получайте подборку свежих статей раз в неделю. Без рекламы и спама.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *