Правила управления задачами, благодаря которым я работаю по 4 часа в день

pexels-photo-58457
В требованиях почти к каждой должности сегодня стоит такой навык, как «многозадачность». А если вы занимаетесь бизнесом или работаете на себя, ценность этого навыка становится еще выше.

Как ни парадоксально, если освоить грамотное управление задачами, можно будет работать меньше. Ключ, конечно, в том, чтобы повысить эффективность, скорость выполнения каждой задачи.

Как распорядиться освободившимся временем — решать вам. Можно набрать побольше задач и больше успевать — этот вариант подходит фрилансерам, которые получают оплату за каждый проект, и предпринимателям. А офисные сотрудники, у которых есть фиксированный круг задач, могут перейти на 4-дневную рабочую неделю, уделять больше времени стратегии и планированию, творчеству и экспериментам.

Что касается меня, я ленивый фрилансер. Благодаря своим методам оптимизации рабочего времени я освободила некоторое количество часов (по сравнению с тем, сколько я работала, когда еще трудилась в офисе). Я могла бы взять в работу дополнительные задачи, но я берегу нервы. Поэтому я продуктивно работаю четыре-пять часов в день (а иногда и меньше), остальное время трачу на отдых и свои личные дела.

Правило #1: узнать объем батарейки

Когда мы покупаем новый телефон или ноутбук, нам советуют зарядить его полностью, а потом работать на нем до полной разрядки. Таким образом мы «раскачиваем» батарею, заодно можем узнать ее полную мощность. Значит ли это, что нужно постоянно работать на своих гаджетах на износ? Конечно, нет.

Так же и с нашей рабочей «батарейкой». Не нужно каждый день сажать ее до нуля, но полезно узнать свой потенциал, а потом работать на 50-75% от своего рабочего максимума. И не забывать вовремя «ставить себя на подзарядку».

Это имеет прямое отношение к планированию.

Приведу свой пример. Я пишу тексты. Однажды я вынужденно разрядила свою батарейку до нуля — так сошлись дедлайны, что пришлось за один день написать три текста. Я почти физически ощущала, как меня покидают силы, энергия, вместе с ними уходит эффективность.

На первый текст я потратила примерно 40% энергии, на второй — еще 35%, и в этот момент стоило бы остановиться. Но дедлайны не ждут, поэтому пришлось отдать оставшиеся 25% своих сил. После этого я долго лежала на диване и пила успокоительный чай.

Безусловно, когда вы работаете на износ, это сказывается на качестве вашей работы. Последний текст, честно говоря, получился не очень. Что самое смешное — он был наиболее срочным, однако мы с заказчиком еще месяц его переделывали и согласовывали. Может, если бы я написала его на следующий день, на свежую голову, я бы в конечном итоге потратила на него меньше времени.

Подсчитайте, сколько крупных задач вы можете сделать за один день.

Для меня, к примеру, оптимальный вариант — один текст. Это количество задач не перегружает меня, поэтому я могу еще дополнительно решить несколько мелких вопросов — написать пару писем, взять комментарий. Если я пишу два текста за день, сил больше не остается ни на что, даже на небольшую переписку по работе в чате фейсбука. А если я попробую написать три текста, пострадает качество и, возможно, на следующий день я буду восстанавливаться и целый день прокрастинировать.

Учитывайте объем своей «батарейки» при планировании задач.

Правило #2: все лучшее — на десерт

Я пришла к этому правилу эмпирически. Но я не оригинальна — «съесть лягушку на завтрак» предлагал сначала Марк Твен, а потом и американский специалист по тайм-менеджменту Брайан Трейси. Идея в том, чтобы сделать наиболее неприятное дело сначала, а все наиболее интересное оставить на потом.

Почему это работает?

Допустим, у меня есть два текста, который нужно написать сегодня. Один интересный, второй не очень. Конечно, я с радостью сяду за интересный, отдам ему всю свою творческую энергию, буду вдаваться в детали и так далее. В итоге я потрачу довольно много времени и устану. И когда придет пора писать менее интересный текст, не останется ни сил, ни желания.

А если сделать наоборот — быстро, на свежую голову сделать в первой половине дня неприятное дело, то все оставшееся время можно спокойно посвятить приятному. И даже если я устала от первого текста, я немного передохну и все равно с удовольствием возьмусь за второй — ведь он мне интересен.

Если вам за один день нужно сделать несколько задач, начните с наиболее неприятной и закончите самой интересной.

Правило #3: расставляем приоритеты

Всех дел не сделаешь, а всех денег не заработаешь. Кажется, что это очевидно, но нет.

Однажды я спросила знакомого, который работал в консалтинговой компании: «Ты так подолгу задерживаешься на работе. Сколько у тебя задач?» На что знакомый ответил, что фронт работ не ограничен, и можно вообще никогда не уходить из офиса.

Засиживаются в офисе подолгу те, кто хочет сделать карьеру и доказать начальству свою амбициозность и преданность делу.

С тех пор я не верю россказням людей-трудоголиков, которые говорят, что не могут уйти с работы пораньше. Они просто не умеют приоритезировать, делегировать и, что уж говорить, забивать на менее важные задачи. Если фронт работ все равно не ограничен, какая разница, сделаешь ты это сейчас или послезавтра?

«Сейчас» имеет смысл делать только несколько типов задач. Я ранжировала их в порядке убывания значимости:

Срочные. Тут, я полагаю, не нужно ничего объяснять.

Интересные. При прочих равных, конечно, имеет смысл браться за те задачи, к которым вы сейчас испытываете наиболее живой интерес. Это не только приятно — на вдохновении и энтузиазме вы выполните задачу быстрее. К тому же, если мозг усиленно хочет делать одно, а вы заставляете его делать другое, то вот эта другая задача будет делаться медленно и неэффективно. У меня, например, приступы вдохновения случаются после того, как я возьму интервью. И мне хочется тут же писать по нему текст — я себе в этом не отказываю, если нет других совсем уж «горящих» дел.

Дорогие. Если выполнение данной задачи принесет больше денег (вам или компании) или каких-то иных выгод, смело приоритезируйте ее перед другими.

Новые. Это мой лайфхак продуктивности. Допустим, у вас есть график задач, примерно расписанный на неделю вперед. Как умный и опытный человек, вы не забиваете этот график слишком плотно, оставляя «окна» для неожиданных задач. Так вот, если вдруг появляется новая задача, и у меня как раз такое вот «окно» — я сразу приступаю к ее выполнению. Поверьте, если отложить подобную задачу в долгий ящик, она может пролежать в нем неделями — особенно если задача не срочная, не интересная и не слишком дорогая.

Вывод: приоритеты, приоритеты и еще раз приоритеты.

Давайте подведем итоги:

При управлении задачами нужно учитывать свой потенциал и мощность своей «батарейки». Не брать на себя больше задач, чем можете эффективно выполнить за один день. Расставлять приоритеты, делая в первую очередь наиболее срочные и самые интересные дела. При этом в первой половине дня делать самое неприятное, а во второй — более приятные вещи. А неожиданные новые задачи выполнять сразу по мере поступления, как только появится свободное время.

 

Другие статьи автора: Дарья Шипачева

Правила управления задачами, благодаря которым я работаю по 4 часа в день

В требованиях почти к каждой должности сегодня стоит такой навык, как «многозадачность»....
Подробнее

Не пропустите свежие статьи о e-commerce

Подпишитесь на рассылку и получайте подборку свежих статей раз в неделю. Без рекламы и спама.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *