Тайм-блокинг: как составить рабочее расписание, чтобы успеть больше

time
Еще пару лет назад список дел был для меня постоянным источником боли. Начинало казаться, что в конце дня там ещё больше дел, чем было утром. Сделать все это было непосильной задачей.

Тогда в попытке разобраться, что происходит, я начала следить за тем, как именно я трачу время, и выявила интересные паттерны. Углубившись в тему, я начала использовать абсолютно другой подход к моим задачам – тайм-блокинг.  

Тайм-блокинг — это, по сути, организация дня с помощью серии временных отрезков. Вместо того, чтобы составить список дел, которые займут непонятно сколько времени, вы выделяете временные блоки для определённых задач или типов задач. Это сразу помогает увидеть, как нереалистично вы оцениваете своё время, и помогает сосредоточиться на задачах, которые для вас важны больше всего.

Выделяя конкретный час на конкретную задачу, вы начнёте более эффективно распоряжаться временем – так считает профессор Джорджтаунского университета Кэл Ньюпорт, автор книги «В работу с головой. Паттерны успеха от IT-специалиста». «Это работает, потому что позволяет вам планировать работу на удобное для вас время — например, объединить несколько мелких задач, выполнить трудную задачу в более продолжительный слот. Другое преимущество метода в том, что вы начинаете понимать, сколько свободного времени у вас реально есть, и сколько занимают повторяющиеся задачи», — объясняет Ньюпорт.

Зачем нужен тайм-блокинг

Организация рабочего дня с помощью временных блоков вместо привычного списка дел развивает дисциплину и создаёт порядок в задачах, считает эксперт по тайм-менеджменту Кевин Круз, автор книги «15 секретов управления временем: как успешные люди успевают все». Исследования показывают, что 41% задач в списке так никогда и не выполняются. Сам Круз выявил, что высокоэффективные сотрудники, которых он опрашивал, говорили про то, как организованы их календари, а не про списки дел.  

Есть и физиологическая причина, почему тайм-блокинг является более рациональным методом планирования. Психологический феномен, известный как эффект Зейгарник, заключается в том, что наш мозг лучше запоминает то, что не сделано, чем то, чего мы успели достичь, поэтому незавершенные задачи давят на нас. «Это приводит к стрессу и бессоннице. Но если у всех задач появится специально отведённое для них время и дата, мы будем спать спокойнее, зная, что ничего не упустили из виду», — поясняет Круз.

Если вам нравится идея тайм-блокинга, доставайте календарь и пробуйте следовать этим советам:

1. Учитывайте специфику своей работы и организма

Перед тем как начать распределять задачи по 30-минутным и часовым интервалам, постарайтесь учесть все особенности вашего рабочего дня и организма – так советует бизнес-стратег Дэвид Хорсагер, CEO Института лидерства Trust Edge в Джорджтаунском университете, который давно использует метод тайм-блокинга. Может, какие-то рабочие циклы влияют на то, сколько непрерывных промежутков времени у вас есть? В какое время дня у вас больше энергии, когда вам больше нравится делать задачи, которые нужно сделать?

Например, если вы знаете, что у вас в офисе очень загруженные пятницы, планируйте на этот день простые короткие задачи. Если ваша работоспобность резко падает после обеда, не планируйте на это время задачи, требующие большой сосредоточенности или креативности, потому что вы скорее всего не получите желаемый результат. Найдите время в течение дня, когда вы полны сил и меньше шансов, что вас отвлекут и планируйте соответственно.

«Не планируйте сложную задачу на то время, когда вы обычно не в форме, не планируйте длительную задачу, если у вас мало времени. Ваши благие намерения не изменят реальность», — добавляет Ньюпорт.

2. Планируйте достаточно времени

«Мы хронически недооцениваем, сколько времени занимают задачи, — говорит Круз. – Поэтому, мы занимаемся перераспределением времени на задачи вместо того, чтобы делать эти задачи». Круз предлагает добавлять в расписание буфферные слоты: от одного до трёх запасных тридцатиминутных блоков, которые можно использовать, если вы переоценили свои силы или появилось что-то непредвиденное.

Если вы остаётесь в рамках своего графика, буфферные слоты можно использовать для подзарядки, поиска новых идей, подготовки к следующей задаче или работы на опережение графика. Если вы постоянно ничего не успеваете, начните закладывать больше времени на задачи.

3. Избавьтесь от отвлекающих факторов

«Будьте уверены, как только вы сядете продуктивно работать в ваш идеально спланированный временной слот, вы начнёте отвлекаться», — предупреждает Хорсагер. Постарайтесь максимально избежать этого: отключите push-уведомления или вообще выключите телефон (если это возможно). «У меня под рукой всегда лежит пачка стикеров, и если мне приходит в голову приходит какая-то мысль, я записываю, чтобы вернуться к ней позже», — делится он. Кстати, он и его команда практикуют «час тишины» (на самом деле это 90 минут), когда все могут сконцентрироваться на работе – без встреч и других отвлекающих факторов.

4. Будьте гибкими

«Главная ошибка при использовании тайм-блокинга – строго придерживаться расписания, несмотря ни на что», — объясняет Ньюпорт. Лучше переработать расписание с учётом изменяющихся обстоятельств, ведь, в конце концов, ваша основная цель – иметь продуманный план на то время, которое у вас есть.

 

Автор: Гвен Моран

Источник: fastcompany.com

Перевела и адаптировала Ольга Городецкая

Иллюстрация: pexels.com

Не пропустите свежие статьи о e-commerce

Подпишитесь на рассылку и получайте подборку свежих статей раз в неделю. Без рекламы и спама.