Временем можно управлять

upravlyat-vremenem
В детстве час длился вечность — мы засекали минуты, когда мама вернётся с работы, считали дни до Нового года, дня рождения. Успевали после школы на 12 кружков и погонять в футбол с друзьями… Теперь время словно с цепи сорвалось: вечные дедлайны, редкая встреча с друзьями — уже праздник, а выходные — это лишь возможность не ехать в офис, а работать из дома.

В это же время друзья постят в Instagram фотографии посиделок в модных кафешках, ежедневных тренировок в спортзале, походов на выставки и по магазинам. При этом они так же, как вы, ходят на работу, руководят отделами или даже собственным бизнесом. У всех нас 24 часа в сутках. Осталось научиться грамотно управлять временем.

Управление временем — искусство или стиль жизни?

Авторы бизнес-литературы часто называют тайм-менеджмент искусством. Это правдиво лишь отчасти: можно сносно играть на скрипке, но Паганини так и не стать. Управление временем — это инструмент для движения к цели и улучшения качества жизни:

  • В работе. Скоро наступит сезон короткого светового дня, и искусственное освещение в офисах притупляет ощущение времени: за окном уже темно, но до конца рабочего дня остается еще 2-3 часа. Незаметно мы просиживаем за монитором и чашкой остывшего кофе лишние пару часов, и потом ни на что уже не остается ни времени, ни сил.
  • В досуге. Сжигать выходные за просмотром сериалов стало негласной нормой. Не спорим, полезно изредка полениться. Но что мешает выбраться на прогулку в парк, сходить в кино, навестить родных? Вытащите себя из дома и зарядитесь приятными впечатлениями на грядущую неделю.
  • Каждый день. Мы сроднились с цейтнотами. Вечно спешим, параллельно строчим сообщения во всевозможных мессенджерах, и даже едим на бегу. Вечером ловим себя на том, что не сделали и треть запланированного, а к полуночи нас осеняет, что надо выбрать подарок другу и закачать свежую музыку в плейлист… Переносите планы из головы на бумагу, не перегружайте свою оперативную память. Это поможет все успевать без суеты. Подробнее об этом поговорим позже.

О трудоголизме

Некоторые компании штрафуют сотрудников за опоздания. Не помешает поступать так же и с теми, кто торчит за рабочим столом допоздна. Истинных трудоголиков мало. Остальные просто не догадываются, что временем можно управлять. Хотите укладываться в расписание 9.00-18.00? Вот топ-5 советов:

1. Управляйте не временем, а нагрузкой.

Используйте закон Парето, или принцип 20/80. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата. Соответственно, оставшиеся 80% трудов результативны на 20%. Получается, что максимум времени и сил мы расходуем впустую. Поэтому сосредоточьтесь на приоритетных 20% задач — их решение будет иметь более ощутимый и долгосрочный эффект, чем те 80% второстепенной мелочи.

2. Ориентируйтесь на себя.

Элизабет Грейс Сондерс, коуч по тайм-менеджменту, заметила особенность: основная масса сотрудников покидает рабочее место примерно одновременно, на 15-20 минут после официального конца рабочего дня. Это связано с психологической зависимостью от окружения: даже если мы всё выполнили, нам неловко встать и уйти при виде продолжающих работать коллег.

3. Начинайте готовиться к выходу с работы за 15 минут до конца рабочего дня.

Рекомендация для тех, кто привык засиживаться там до глубокой ночи. Часто за полчаса до конца рабочего дня мы думаем, что бы еще сделать, и хватаемся за новую задачу, с которой так быстро не справиться. Лучше потратить это время на подведение итогов дня и составление плана на завтра.

4. Отделяйте существенное от второстепенного.

Временем можно управлять эффективно, если вы умеете распределять поручения по приоритетности. Выделите для выполнения важных задач первую половину дня, а вечер оставьте для «хвостов». Так, не успевая сделать какую-то мелочь, вы безболезненно перенесете её на следующий день. Элизабет Грейс Сондерс советует составлять еженедельные планы и справляться с объемными заданиями до четверга, чтобы к вечеру пятницы точно все закончить.

5. Цените свое личное пространство, и его начнут уважать окружающие.

Учитесь отвечать «нет» на пустяковые просьбы — так вам легче будет управлять временем. По серьёзным вопросам взаимодействуйте по почте или устраивайте еженедельные совещания с жёсткими временными рамками.

Время и деньги

Сколько стоит ваше время? Разделите свой оклад на 22 рабочих дня, а затем на 8 часов. Получившаяся цифра — это текущая рыночная стоимость вашего часа. Теперь, когда вам перепадёт интересный проект, вы задумаетесь, готовить ли ужин самостоятельно, теряя время и силы. «Дешевле» будет купить готовую еду, взять такси, а не тащиться на общественном транспорте, заказать продукты домой, чтобы не простаивать в очереди в супермаркете. Отдавая приоритет проекту, вы увеличите цену вашего времени.

Системы управления временем

Существует около десятка популярных техник тайм-менеджмента и их вариаций, основанных на личном опыте.

Создателем первой в мире системы управления временем стал Бенджамин Франклин. Это человек удивительной работоспособности, политик, учёный, журналист, один из авторов Конституции США. Пирамида Франклина представляет из себя шесть взаимосвязанных блоков:

piramida-Franklin

В первый блок следует записать жизненные ценности: семья, богатство, признание — допишите своё. Во второй — глобальные цели, будь то пост президента, съемка фильма или полёт в космос. Далее — генеральный план, возможные пути и способы достижения целей. Четвертый блок — план на 3-5 лет. Затем — развернутая карта действий на ближайший год. И на вершине — распорядок дня/недели.

Пирамида Франклина подходит для структурирования целей и создания долгосрочной стратегии. Чтобы легче было реализовывать составляющие этой пирамиды, воспользуйтесь технологией Дэвида Аллена Getting Things Done (GTD). Мы упомянули о ней, когда говорили о тайм-менеджменте для жизни. Основа метода заключается в том, чтобы записывать все обязанности. Затем их необходимо рассортировать на бытовые, семейные, рабочие. Дэвид Аллен предлагает сразу выполнять задачи, которые занимают не более 2-х минут. Это поможет не думать о ерунде за ответственным делом, и мысли о невынесенном мусоре не будут отвлекать вас от подготовки отчёта. Вот как Дэвид Аллен работает с входящей информацией:

vhodyaschaya-informatsiya

Чтобы научиться расставлять приоритеты, работайте по матрице Стивена Кови. Расчертите лист на 4 части: важно-срочно, важно-несрочно, неважно-срочно, несрочно-неважно. Впишите в каждую ячейку соответствующие задачи, и первоначально займитесь тем, что в блоке важно-срочно.

matriza-kovi
У предложенных схем есть сильные и слабые стороны. Начните управлять временем по каждой из них или объедините их в свою методику. В конце концов, способ управления временем не так значителен, главное — это ваши достижения.

Читайте также о том, как не откладывать дела на потом.

Не пропустите свежие статьи о e-commerce

Подпишитесь на рассылку и получайте подборку свежих статей раз в неделю. Без рекламы и спама.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *