Автоматизация управления бизнесом: как составить правильное ТЗ?

gears
Развитие невозможно без совершенствования технологий. Автоматизация управления бизнесом повышает эффективность предприятия, экономит время и средства, приводит к росту прибыли и конкурентоспособности.

На практике же все не так однозначно, как пишут в руководствах. Автоматизация управления бизнес-процессами требует временных и финансовых затрат: чтобы они окупились, надо трезво понимать ситуацию на рынке и в организации. Играет роль и обучение персонала: часто возможности автоматизированной системы используются не в полную силу, особенно на начальном этапе.

Как же подготовиться к внедрению системы автоматизации управления бизнесом? Идеи и предложения по автоматизации бизнес-процессов ложатся в основу технического задания по разработке системы управления, которая впоследствии растет, пополняется и развивается.

Составляем ТЗ

1. Первый шаг — описание действий и проблем, с которыми будет работать система, с дальнейшей автоматизацией проблемных участков. К примеру, в интернет-магазине распространенная трудность — путаница с заказами: ее помогает решить единая база данных.

2. Затем необходимо грамотно организовать работу с данными, указав их типы и свойства. Для товаров это габариты, цена, количество на складе, для людей — ФИО, возраст, должность, контакты. База должна регулярно обновляться, а для автоматизации изменений удобно использовать связанные поля таблиц.

3. Еще один параметр для автоматизации управления бизнесом — информационная безопасность, уровни доступа к чтению и изменению информации. Программисту или дизайнеру не нужен доступ к бухгалтерским документам, а право на редактирование данных о штатных сотрудниках лучше оставить отделу HR.

4. Следующий пункт — документация. Для типовых бумаг стоит создать шаблоны и привязать их к данным. Для трудовых договоров это ФИО и номера паспортов, для счетов — реквизиты, суммы и наименования товаров.

5. При необходимости важно продумать обратную связь с клиентами и партнерами. Это могут быть мероприятия (от акций и распродаж до профессиональных встреч), новости, объявления об услугах. Чтобы они не воспринимались как спам, стоит четко определить и канал коммуникации (почта, мессенджеры, SMS), и ее частоту, и шаблоны писем.

6. Внутренние напоминания в системе создаются для информирования коллег о событиях внутри компании, будь то изменение статуса документов, появление новых специалистов в штате или дедлайны по проектам. Нежелательно рассылать напоминания слишком часто и всем подряд: руководителю IT-отдела не обязательно знать по именам уборщиц и охранников, а офис-менеджеру будет лишним срок сдачи проекта дизайнеров и копирайтеров.

7. Еще один шаг — задание вычисляемых параметров. Сначала лучше внести самые простые вычисления, постепенно усложняя их.

8. Важно определить, какие отчеты нужно генерировать моментально (по каким процессам, из каких таблиц). Релевантная информация о завершенных действиях помогает оценить положение дел.

Как шутят специалисты, идеальных технических заданий не существует, но если учесть все важные параметры, то автоматизированная система будет внедрена максимально грамотно и облегчит работу компании в целом и отдельных ее сотрудников.

Не пропустите свежие статьи о e-commerce

Подпишитесь на рассылку и получайте подборку свежих статей раз в неделю. Без рекламы и спама.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *